WhiteWorks

Vergelijk WhiteWorks Online CRM logoWhiteWorks is een relatief jong bedrijf (opgericht in 2007 als maatwerk-softwarebedrijf Actinum) dat naast generieke bedrijfssoftware WhiteWorks ook custom webbased bedrijfssoftware op maat levert. De software is in beginsel beschikbaar in het Nederlands. De visie van WhiteWorks  is: “bedrijfssoftware maken die simpel, gebruiksvriendelijk, krachtig en betaalbaar is”. Klanten bevinden zich met name in de uitzend-, consultancy-, reclame- en communicatiebranche. Hier beperken we ons tot het CRM-gedeelte van de bedrijfssoftware. Vergelijk WhiteWorks Online CRM software aan de hand van de onafhankelijke en objectieve review in dit artikel.

Gebruiksvriendelijkheid

De gebruikersinterface oogt fris, rustig en overzichtelijk. Door het gebruik van verschillende kleuren en zones oogt het intuïtief en eenvoudig. Op de invoerschermen wordt onder vrijwel elk veld een verduidelijking/omschrijving getoond (in-line help).

Er zijn wat handigheidjes aangebracht in de software die een meerwaarde kunnen zijn in het gebruik, zoals het opzoeken van een bedrijfsrelatie aan de hand van het kvk-nummer, het tonen van een relatieadres op een kaart, de mogelijkheid om bestanden op te slaan door ze in het scherm te slepen en naast de knop “Opslaan” ook de mogelijkheid om te kiezen voor “Opslaan & Nieuw” in geval u achter elkaar zaken moet invoeren.  Voor elke pagina kan een shortlink gemaakt worden, wanneer er de behoefte is om van buiten WhiteWorks direct naar een item in de software te verwijzen.

Bovenin het scherm wordt een overzichtelijk menu getoond met de diverse modules. Veelal zijn alle modules beperkt tot één overzichtspagina, waardoor je het gevoel van controle krijgt. Op deze pagina’s worden eventueel horizontale en/of verticale tabbladen getoond, die vaak direct reageren bij aanklikken, zonder dat er het scherm ververst en dat werkt prettig. Indien er vanuit het scherm wordt doorgeklikt naar een ander scherm, wordt bovenin een zgn. kruimelpad getoond om te tonen waar u zich bevindt ter oriëntatie. Bewerkingsfuncties worden veelal aan de rechterkant van het scherm getoond en ook dat komt de oriëntatie ten goede.

WhiteWorks werkt op alle gangbare browsers, zoals Google Chrome, Safari, Firefox en Internet Explorer.

Functionaliteit

Vergelijk WhiteWorks Online CRM scherm1De software as a service (SaaS) beschikt voor relatiebeheer over de volgende onderdelen:

  • Taken
    De openstaande taken van de gebruiker zelf of van collega’s;
  • Relaties
    Een overzicht en onderverdeling van de diverse relaties waarmee u als klant samenwerkt. Relaties kunnen worden geordend aan de hand van tags. Op het scherm van een individuele relatie wordt overzichtelijk de meest relevante informatie getoond, maar ook openstaande en lopende zaken, zoals offertes en facturen en recente activiteiten (waaronder notities). Alle details van de relatie is gecategoriseerd per type (bijvoorbeeld taken, contactpersonen en opdrachten) direct benaderbaar via de tabbladen aan de rechterkant van het scherm.
  • Offertes
    Overzicht en onderverdeling van de offertetrajecten. In een offerte kunnen diensten, producten en/of samengestelde producten (pakketten) in groepen worden opgenomen. Bij akkoord met de klant kan een offerte worden omgezet in een opdracht en/of een factuur;
  • Opdrachten
    Overzicht van de vorderingen en budgetten van (sub)opdrachten onder een contract. Per opdracht is de voortgang grafisch en in getallen inzichtelijk en is alle relevante informatie voorhanden;
  • Rapportage
    Vanuit dit onderdeel kunnen de beschikbare rapportages worden opgevraagd;
  • Medewerkers
    Een overzicht van medewerkers (en daarmee gebruikers), van waaruit u allerhande instellingen kunt doen voor het gebruik van en weergave in WhiteWorks.

Vergelijk WhiteWorks Online CRM scherm2De gebruiker wordt in elk hoofdscherm voorzien van een overzicht met aan de rechterzijde vaak ook een aantal snelle ,voor de hand liggende selectiemogelijkheden. Er is duidelijk aandacht aan het visuele aspect, door bijvoorbeeld het tonen van kleine voortgangsbalkjes die aangeven in welke fase een taak zich bevindt of hoeveel van een opdrachtbudget er reeds is besteed. In veel overzichten informatie in bulk worden bewerkt door een selectie aan te brengen en een bulkactie te kiezen. Bovenaan de overzichten is een zoekvenster beschikbaar dat direct reageert bij iedere toetsaanslag. Scrollen is vaak niet nodig door het toepassen van het bekende paging mechanisme waarmee u in feite door uw informatie bladert.

Er wordt per overzichtsregel nuttige gerelateerde informatie in het klein getoond. In een aantal gevallen worden informatie-icoontje getoond. Als u hier overheen hovert wordt een pop-up getoond met meer details over het item.

Om informatie te bewerken moet worden doorgeklikt naar het item. Om informatie te kunnen bewerken is een (opvallende) extra handeling nodig, namelijk door op de knop “Bewerken” te klikken, in plaats van dat een dergelijk scherm al in de edit-modus staat (afhankelijk van uw rechten).

Op vrijwel alle onderdelen kunnen notities worden vastgelegd, die worden getoond in de betreffende timeline.

Performance/snelheid

De ervaren snelheid van WhiteWorks tijdens het gebruik is uitstekend.

Beschikbaarheid

Vergelijk WhiteWorks Online CRM mobileVoor het hosten van de cloud CRM software maakt WhiteWorks gebruikt van een partner. De servers waar WhiteWorks op draait staan in Nederland en vallen hiermee onder het Nederlands recht. Informatie-uitwisseling tussen uw browser en WhiteWorks vindt plaatst op basis van 256-bits SSL-encryptie.

Het datacenter waarin de informatie is opgeslagen wordt permanent bewaakt, heeft de beschikking over redundante voeding en generatoren, brandbestrijding en klimaatbeheersing.

Voor de beschikbaarheid worden overigens geen garanties afgegeven.

Vergelijk WhiteWorks Online CRM mobile ipadBack-ups

Back-ups van uw data worden dagelijks gemaakt en worden op twee geografisch gescheiden locaties opgeslagen.

Support

Support voor het online CRM pakket is beschikbaar via de website (veelgestelde vragen). Daarnaast kunt u per e-mail en telefonisch contact opnemen voor ondersteuning. Dit alles is bij de prijs inbegrepen.

Verder biedt WhiteWorks eindgebruikerstraining aan (€ 400 per dagdeel + eventueel reiskosten) bij u op locatie.

Mobiel

WhiteWorks online CRM is volledig responsive. De online software past zich dus aan aan het apparaat (zowel tablet als smartphone) waarmee een gebruiker werkt, waardoor mobiel werken zonder app mogelijk is, zonder verlies van functionaliteit.

De WhiteWorks responsive website werkt verbluffend goed. Af en toe moet de webapp even nadenken, maar via deze weg biedt WhiteWorks volledig identieke functionaliteit op mobiele apparaten als in de desktop versie. Ter verduidelijking worden schermen in de editmodus van een afwijkende kleur voorzien, zodat u beseft dat u eerst zaken dient op te slaan alvorens u wegnavigeert.

Voor Android, Blackberry en iOS (iPhone en iPad) is er (nog) een mobiele app beschikbaar. Deze app is echter beperkt qua mogelijkheden ten opzichte van de volledige website en vooral geschikt voor naslag en het maken van notities, bijvoorbeeld als u onderweg bent. De app werkt overigens alleen als er een internetverbinding is, dus offline werken is niet mogelijk. Strikt genomen is er geen reden meer voor het gebruik van de app, omdat u  de volledige functionaliteit van WhiteWorks via de reguliere URL ook mobiel responsive tot uw beschikking hebt. De verwachting is dan ook dat de app wordt uitgefaseerd.

Rapportages

Rapportages in het online CRM pakket zijn opgenomen in een apart menu. De meest evidente overzichten zijn standaard opgenomen, waarbij met diverse instellingen informatie op maat kan worden opgevraagd. Rapportages zijn beschikbaar in zowel overzichtsvorm als in de vorm van grafieken. Waar nodig wordt in beide vormen gebruik gemaakt van kleurstelling ten gunste van het visuele aspect.

Social

Het koppelen van social media in WhiteWorks is (nog) niet mogelijk.

Aanpasbaarheid/flexibiliteit

Whiteworks online CRM scherm 5In WhiteWorks kunt u als beheerder diverse instellingen doen, waarmee u het gedrag kunt beïnvloeden. Denk hierbij aan kleurstelling per taak, offerte- of opdrachtfase, volgnummers per entiteit en eenheden, maar ook rechtenprofielen en BTW-tarieven. Het is niet mogelijk om zelf invoervelden aan de CRM-toepassing toe te voegen, maar om stamdata aan te passen, verwijderen of toevoegen, zoals de diverse fasen, taaktypen en eenheden. De generieke werking van de software blijft daarmee voor alle klanten gelijk. Wel biedt de leverancier de mogelijkheid om maatwerkaanpassingen uit te voeren om, indien noodzakelijk, processen op maat te ondersteunen voor uw organisatie.

Offertes en facturen kunnen met Word-sjablonen in eigen huisstijl worden opgemaakt. Informatie uit WhiteWorks kunt u hierin opnemen met behulp van voorgedefinieerde tags. Dit kunt u volledig zelf, maar kunt u ook uitbesteden aan de leverancier.

Uitwisselbaarheid/integratie

WhiteWorks beschikt over koppelingen met OpenKvK voor het opzoeken van een bedrijf en Google Maps voor het tonen van een adres op de kaart.

Vergelijk WhiteWorks Online CRM scherm4Daarnaast kunnen vanuit Gmail direct e-mails in WhiteWorks worden opgenomen op basis van een Google-koppeling. Wanneer u e-mail leest in Gmail, bent u direct in staat deze op te slaan bij een relatie in het online CRM pakket.

Vrijwel alle overzichten kunnen als CSV worden geëxporteerd. Voor het financiele gedeelte van de bedrijfssoftware zijn er diverse exports beschikbaar voor koppelingen met pakketten als Exact, Twinfield, Muis.

Data kan ook worden geïmporteerd op basis van CSV. Hiervoor zijn diverse voorbeeldbestanden beschikbaar.

De cloud software beschikt over een API-bibliotheek, waarmee u het tool van buitenaf kunt aanspreken. Hiermee bent u technisch in staat zelf software van derden met WhiteWorks te koppelen.

Eigendom van gegevens

U bent als klant eigenaar van alle data die u invoert in WhiteWorks. De data van elke individuele klant worden vastgelegd een aparte WhiteWorks-database.

Vergelijk WhiteWorks Online CRM scherm3Contractueel

WhiteWorks heeft een zeer doorzichtig prijsbeleid, zonder onderscheid in welke modules u afneemt. Het tarief is €25 per gebruiker per maand voor de eerste 3 gebruikers. Voor elke 4e gebruiker of meer betaalt u €10 per maand. U kunt onbeperkt relaties, offertes, facturen, opdrachten en contracten beheren, maar opslag tot maximaal 1 GB is in de prijs inbegrepen.

De CRM software kunt u 30 dagen kosteloos en volwaardig uitproberen. Mocht u besluiten klant te willen worden, dan kuntu dat in de software aangeven door uw betalingsgegevens in te vullen en alle proefdata uit de omgeving te verwijderen.

Op overeenkomsten met WhiteWorks verklaart de leverancier de FENIT voorwaarden (2006, ICT-office) van toepassing.

De opzegtermijn voor WhiteWorks is één maand. In geval van WhiteWorks houdt dit in dat wanneer u opzegt in de huidige maand, dat per de eerste van de volgende maand de overeenkomst is beëindigd.

Conclusie

Met WhiteWorks halen de kleine en middelgrote bedrijven een prima tool voor relatiebeheer in huis. De software oogt fris, werkt prettig en is intuïtief. Enige minpuntjes zijn de interactie die nodig is om informatie te bewerken en opslaan en het ontbreken van mogelijkheden om social media te koppelen. Omdat WhiteWorks niet alleen CRM ondersteunt, maar ook andere modules als facturatie en urenregistratie naadloos zijn geïntegreerd, is WhiteWorks voor kleine en middelgrote bedrijven zeer zeker het overwegen waard.

Voor de grotere bedrijven, die vaak wat meer afstemming op eigen processen wensen, zal de standaardsoftware niet direct toereikend zijn vanwege de beperkte flexibiliteit. Echter, dit hoeft geen showstopper, want door middel van maatwerk is WhiteWorks alsnog op organisaties te finetunen. Pluspunt is het responsive design van de cloudoplossing, waardoor u op alle mobiele apparaten de volledige functionaliteit van WhiteWorks kunt benutten. WhiteWorks kent een prima prijs-kwaliteitverhouding en is voor veel organisaties zeker het overwegen waard. Vergelijk WhiteWorks Online CRM aan de hand van de onafhankelijke en objectieve review in dit artikel met reviews van andere aanbieders op deze site.

Review Online CRM Software
Datum
Product
WhiteWorks online CRM software
Rating
51star1star1star1star1star