webCRM

Vergelijk webCRM logoVergelijk webCRM online software aan de hand van de onafhankelijke en objectieve review in dit artikel. webCRM is een Deens softwarebedrijf. webCRM richt zich met name op het mkb. De online CRM software wordt in meer dan 20 landen gebruikt door in totaal meer dan 15.000 gebruikers. Sinds eind 2013 bedient Relact uit Gouda de Nederlandse markt voor webCRM als reseller. Het online CRM tool is beschikbaar in 20 talen, waaronder Nederlands, Engels, Duits, Spaans, Portugees en de Scandinavische talen.

Gebruiksvriendelijkheid

De software as a service (SaaS) oplossing voor relatiebeheer richt zicht op gebruiksgemak en primaire functies. De visie van webCRM is dat andere CRM systemen teveel kunnen en webCRM gaat daarom terug naar de basis in de vorm van functionaliteit die er toe doet.

webCRM oogt rustig, overzichtelijk en compact. De eenvoud van het CRM pakket wordt door gebruikers regelmatig geprezen. Bij de update van medio 2015 is zichtbaar aandacht besteed om de gebruiksvriendelijkheid nog verder te verhogen, waarbij de software van een moderne, responsive layout is voorzien.

Vergelijk webCRM startschermFunctionaliteit

De functionaliteit van webCRM is in de basis de volgende:

  • Contacten en activiteiten beheer; het beheren van uw klanten en prospects.
    • Meerdere gebruikers kunnen de notities over elke klant bijwerken;
    • Snelle invoer van gegevens (contacten, afspraken, e-mails en SMS);
    • Samenvoegen van e-mails en documenten (bijvoorbeeld Word en PDF);
    • Inzicht in dialoog met klanten;
    • Informatie per klant (projecten, verkoopkansen, e-mails, offertes, activiteiten, vergaderingen, etc.);
    • Ondersteuning bij opvolging van aanvragen en activiteiten aan de hand van kleurcoderingen, waarbij alles vanuit één scherm kan worden beheerd (bijvoorbeeld mailen, afspraak maken, kansen aanmaken, logboek, follow-up schedulen).
  • Verkoop, Pipeline, Kansen en Budgetten; visueel overzicht van uw sales performance via het dashboard.
    • Het maken van budgetten voor o.a. verkopers, producten en industrie;
    • Een uitgebreid, actueel overzicht van uw salespipeline en gewonnen orders tegen de bijhorende begroting;
    • Een lijst van verwachte verkopen met de kans, verwachte besteldatum en waarde van opdrachten.
  • Leveringen, Producten en Urenstaten; het een converteren van prospect naar klant.
    • Converteren van prospects tot bestellingen, waarbij alle voorgaande verkoopdocumentatie en activiteiten automatisch meegaan naar de levering of project.
    • Per klant bijhouden welke producten zijn verkocht (waaronder het bijhouden van cursisten, geïnstalleerde software met licentiestatus of serviceactiviteiten);
    • U kunt middelen toewijzen en o.a. tijd, kosten en kilometers bijhouden met de optie om leveringen en projecten te splitsen in fasen of mijlpalen;
    • Leveringen plannen en tijd inschatten per fase;
    • Indien u die tijdregistratie wenst met urenstaten en onkosten, dan kan een extra module voor tijdregistratie worden toegevoegd.
  • Support; het beheren van aanvragen van klanten, zoals supportvragen, foutmeldingen en feedback (aan deze module zijn aanvullende kosten verbonden).
    • Bijhouden van vragen in een ticketingsysteem, inclusief een timer voor het bijhouden van gebruikte tijd;
    • Het initiëren, verwerken en structureren van klantsupport, bijvoorbeeld het vastleggen van vragen van klanten vanaf uw website of van uw supportadres en helpen bij het beheren van de telefonische support;
    • Het delen van antwoorden op vragen van klanten;
    • Het maken van projecten met fasen voor het bijhouden van verbruik van tijd, kilometers, etc.;
    • De mogelijkheid om een voucher te maken voor uw klanten, zodat u tijd kunt registreren en kunt zien hoeveel wordt besteed.

Vergelijk webCRM dashboardwebCRM beschikt over grafieken en persoonlijke dashboards die u zelf kunt creëren. Daarnaast bent u in staat bulk e-mails en SMS-berichten verzenden vanuit het online CRM tool. U kunt meerdere sjablonen gebruiken om informatie samen te voegen om deze te bewaren of te verzenden via e-mail. E-mails (zowel inkomende als uitgaande) kunnen worden bewaard bij uw contacten.

Het beheren van acties is eenvoudig doordat u standaardacties kunt gebruiken en in de vorm van “+2”, “+5”, etc.  de deadline van acties kunt aangeven, zodat u niet de volledige datum hoeft in te vullen.

Alle gebruikers binnen webCRM hebben een centrale groepsagenda, waarmee u afspraken kunt beheren voor meerdere gebruikers. U bent in staat enquêtes te maken, waarop uw contactpersonen kunnen online reageren via links in e-mails. Op diezelfde manier kunt u ook evenementen beheren en uw contactpersonen uitnodigen.

Performance/snelheid

Tijdens het gebruik is een goede performance ervaren. Naar eigen zeggen wordt webCRM gehost bij een van de grootste Deense partijen.

Beschikbaarheid

Werkzaamheden en updates worden zoveel mogelijk gepland buiten werktijd. Dit houdt in dat hiervoor met name het tijdsframe tussen 20.00 uur ‘s avonds en 6.00 uur ‘s ochtend (CET) wordt gebruikt. Indien webCRM tijdens werktijd niet beschikbaar is door werkzaamheden of updates, wordt u hierover van tevoren geïnformeerd.
Over beschikbaarheid worden geen garanties afgegeven en er geldt geen boeteregeling bij verminderde beschikbaarheid.

Vergelijk webCRM dashboardBack-ups

Er wordt elke 24 uur een automatische back-up van uw gegevens gemaakt. Back-ups worden op 2 gescheiden locaties bewaard gedurende 2 weken. Aan het terugzetten/restoren van back-ups zijn aanvullende kosten verbonden.

Support

Fouten in de webCRM software kunt u melden via de ingebouwde functie. Vragen worden per e-mail of telefoon beantwoord. In principe wordt alleen aan de ‘super user’ support verleend, tenzij hierover aanvullende afspraken zijn gemaakt. Reactie op een supportvraag wordt in de regel binnen 1 werkdag verzorgd. De beschreven support is inbegrepen bij de licentiekosten.

Regelmatig worden gratis webinars/online workshops in het Nederlands georganiseerd waaraan u kunt deelnemen. Deze zijn voor zowel beginnende gebruikers (basis) als de ervaren gebruikers (updates en tips) interessant.

Vergelijk webCRM mobileMobiel

webCRM is als webapp beschikbaar voor iOS (iPhone/iPad) en Android. Deze “apps” zijn met wat instellingen een soort voorportaal voor de mobiele website. Met de webapp kunt u alle notities zien, documenten downloaden, rapporten zien en e-mails versturen. Met de update van medio 2015 is een touch-friendly design geïntroduceerd voor verbeterde efficiëntie en gebruiksgemak.

Voor mobiel werken is een internetverbinding noodzakelijk, dus offline werken is niet mogelijk.

Rapportages

webCRM beschikt over indrukwekkende rapportage mogelijkheden. U kunt eenvoudig zelf rapportages definiëren op basis van alle entiteiten, inclusief instellingen voor sorteren en filteren. Rapportages zijn te exporteren naar MS Excel, MS Word of HTML.

Vergelijk webCRM links opbouwenSocial

Via Hootsuite kunnen social media in webCRM worden geïntegreerd. Deze koppeling is via de App directory van Hootsuite te downloaden. Verder kunnen links naar website, sociale media als LinkedIn of Google Maps opgebouwd worden op basis van bekende velden bij contacten. Aan deze koppelingen kunnen extra kosten verbonden zijn.

Aanpasbaarheid/flexibiliteit

webCRM is heel flexibel en eenvoudig te beheren, doordat u het deels kunt configureren. Om te beginnen kunt u het uiterlijk van het online CRM pakket (laten) aanpassen aan uw eigen huisstijl door het aanpassen uw logo. Datzelfde geldt overigens voor de mail- en rapportagetemplates die voor u van uw eigen huisstijl worden voorzien. Verder kunt u functies in- en uitschakelen of uw eigen gegevensvelden toevoegen. Dat kan zowel op individueel niveau als op de bedrijfsbreed niveau. Per ‘blok’ kunt u de locatie bepalen op het scherm en het aantal weer te geven regels instellen.

Op basis van templates, die u zelf in bijvoorbeeld MS Word kunt maken, kunt u eenvoudig gebruikelijke documenten aanmaken of genereren. U kunt daarnaast ook data samenvoegen in PDF documenten op basis van sjablonen, die u kunt maken met behulp van een wizard. HTML-sjablonen kunt u op die manier maken zonder kenns van HTML. Dit alles geldt voor bijvoorbeeld bezoekverslagen, offertes, facturen, etc.

U kunt meer dan 200 aangepaste velden aanmaken in de vorm van numerieke velden, datum, lijsten, meerkeuzelijsten, vrije tekst, weblink, selectievakje, etc. waarbij u ook kunt aangeven of deze velden verplicht en/of uniek zijn of niet. Aangepaste velden kunnen overigens ook worden opgenomen in rapporten en grafieken. In webCRM kunt u daarnaast bestaande terminologie wijzigen, zoals bijvoorbeeld “Organisaties” wijzigen in “Bedrijven” of “Kansen” in “Projecten”). U kunt gebruikersgroepen en zgn. access levels gebruiken en zelf definiëren, zodat u niet per gebruiker individuele rechten en instellingen hoeft in te stellen.

Uitwisselbaarheid/integratie

Vergelijk webCRM opportunityExporteren van gegevens kan naar MS Word, spreadsheets en textbestanden (csv), dus er is geen sprake van vendor lock-in. Deze gegevens kunt u uiteraard ook weer importeren. Importeren van data is ook mogelijk met behulp van de krachtige importmodule, waarmee u zelf importschema’s kunt definiëren en eventueel hergebruiken. Voor elke klant worden contactgegevens initieel geïmporteerd vanuit MS Excel.

webCRM beschikt ook over een API, zodat u van buitenaf tegen uw online CRM systeem kunt ‘aanpraten’. Hiermee bent u in staat uw eigen integraties te (laten) programmeren.

webCRM biedt u drie soorten integratie van e-mail en agenda:

  • Exchange: hiermee kunt uw afspraken, contactpersonen, activiteiten en e-mails incl. bijlagen synchroniseren en gebruiken voor e-mail en agenda applicaties. Deze integratie werkt voor Exchange, Hosted Exchange en Office 365;
  • Outlook plug-in: als u MS Outlook gebruikt en geen Exchange server, kunt u deze plug-in module installeren op uw MS Outlook. De module biedt synchronisatie van e-mail, contactpersonen, taken en afspraken.
  • Google: hiermee kunt u uw vergaderingen en contactpersonen synchroniseren van en naar uw Google account. Ook kunt u deze integratiemogelijkheid gebruiken om uw inkomende e-mail module voor mailsynchronisatie te koppelen.

Mocht u meerdere e-mailsystemen gebruiken, dan kan aan elk systeem een eigen e-mailadres worden toegewezen ten behoeve van de koppeling met webCRM.

Vergelijk webCRM mailjetDoor middel van een koppeling met Hootsuite kunnen sociale media gekoppeld worden.

Door de integratie met Mailjet kunt u e-mails in bulk versturen (emailmarketing) en hiervan de statistieken inzien, zoals het aantal mails dat afgeleverd, geopend, etc. is.

Opvallend is de mogelijkheid uw website te integreren met webCRM. Hiervoor dient u een aantal regels code in uw website op te nemen. Aan de integratie met uw website zijn wel aanvullende kosten verbonden.

Verder beschikt webCRM over integraties met o.a. Leadfeeder (op basis van Google Analytics sitebezoek monitoring, verrijking van data en import) en TomTom webfleet en is webCRM te koppelen met VOIP/softphones.

Aan de hierboven genoemde integraties kunnen aanvullende kosten verbonden zijn (zie het kopje Contractueel).

Eigendom van gegevens

Toegang tot en eigendom van data is conform de EU-standaarden. Alle gegevens die u vastlegt in de online CRM software blijven van uzelf.

Contractueel

webCRM wordt maandelijks gefactureerd. Het licentietarief is inclusief upgrades, automatisch back-up, schijfruimte voor de database en e-mail support. De voorwaarden van webCRM zijn beschikbaar in het Engels.

Vergelijk webCRM BudgetDoordat webCRM van Deense makelij is, is in principe ook de Deense wetgeving van toepassing bij geschillen.

De ruimte voor documenten zoals voorstellen, offertes, pdf productbladen is de eerste 1 Gb gratis. Voor elke extra Gb wordt € 3,- per maand in rekening gebracht. U neemt webCRM initieel af voor minimaal 6 maanden. De overeenkomst wordt daarna telkens stilzwijgend verlengd voor 12 maanden, tenzij anders overeengekomen.

De prijs voor webCRM is als volgt opgebouwd:

  • De basisprijs voor webCRM is € 22,- per gebruiker per maand. Hiervoor heeft u de Standaard-editie, inclusief o.a.:
    • modules organisaties (in B2B), personen, activiteiten, afspraken en kansen en bestellingen;
    • hernoemen van terminologie;
    • toevoegen van 100 eigen velden;
    • aanpassen van keuzelijsten;
    • verplichte velden en alleen-lezen velden;
    • afzonderlijke of bulk e-mails;
    • flexibele en gedetailleerde rapportages;
    • wizard voor e-mailtemplates en samenvoegen Word/pdf;
    • importeren van gegevens;
    • e-conomische integratie.
  • De Plus-editie kost € 30,- per gebruiker per maand, waarbij u bovenop de Standaard-editie o.a. gebruik kunt maken van
    • modules offerteregels en producten;
    • het uitgebreide grafieken en dashboardpakket;
    • integratie met Google, Exchange en Outlook voor e-mail;
    • API;
    • afzonderlijke of bulk sms;
    • koppelen van webCRM aan uw website;
    • meerdere valuta;
    • linked data naar externe platformen
    • individuele toegangsniveaus;
    • weergave van Google Maps;
    • links naar sociale media.
  • De Enterprise Editie kost € 49,- per gebruiker per maand en bevat, bovenop de Basis- en Plus-editie o.a.
    • modules support (inclusief ticketing) en campagnemodule (inclusief enquêtes en evenementen);
    • 120 extra velden aan te passen (flexibiliteit);
    • gebruikersgroepen;
    • batches samenvoegen van Word-documenten;
    • velden automatisch updaten;
    • app voor Tom Tom.

U kunt webCRM gratis 14 dagen proberen.

Conclusie

webCRM is in Nederland geen grote online aanbieder van CRM software. De prijs is op z’n zachtst gezegd concurrerend. webCRM is al erg gebruiksvriendelijk en beschikt over prima mobiele ondersteuning. Met de update van medio 2015 is de software verder uitgebouwd, inclusief functionaliteit om met social media te kunnen koppelen, waarmee het scala aan CRM functionaliteit compleet is gemaakt. Het is echter zeker een CRM systeem dat u moet overwegen, als u op zoek zijn bent naar een pakket voor relatiebeheer voor het midden- en kleinbedrijf.

Vergelijk webCRM op basis van bovenstaande onafhankelijke review met andere online CRM software.

 

Gebruik onze CRM software vergelijker om op een aantal criteria aanbieders te vergelijken.

Review Online CRM Software
Datum
Product
webCRM
Rating
51star1star1star1star1star