Archie CRM

archie logo vergelijk online crmVergelijk Archie online CRM aan de hand van de onafhankelijke en objectieve review in dit artikel. Archie is al sinds 1988 op de markt. Archie was destijds een van de eersten in Nederland met software voor relatiebeheer. In 1991 won het zelfs een software content voor het beste verkoop informatiesysteem.

Archie is bedoeld voor middelgrote organisaties met 10 tot 300 gebruikers en heeft twee varianten, namelijk een client-server en een online versie. De online versie is continu in ontwikkeling en het is de bedoeling dat deze medio 2018 gelijkwaardig is aan de full client-server versie. Archie zal beide versies blijven ondersteunen. In onderstaande review hebben we ons gericht op de cloud versie van de CRM software; Archie Portal. Af en toe is hierbij gekeken naar mogelijkheden in de on premise variant, omdat de online versie steeds verder gelijk wordt getrokken met deze versie.

Archie Vergelijk Online CRMGebruiksvriendelijkheid

Tijdens de demo bleek Archie CRM erg gebruiksvriendelijk. Er is een uitstekende balans gevonden tussen werkbaarheid en de hoeveelheid informatie op één scherm. De gebruiksvriendelijkheid verdient een dikke plus doordat het vlot en intuïtief werkt, zowel in de diverse schermen als de navigatie van de menu’s.

Functionaliteit

Bovenin het scherm van Archie Portal is een rij met knoppen in de vorm van iconen beschikbaar als menu.

Contacten

Per contactpersoon en organisatie zijn er diverse tabs beschikbaar die de relevante informatie, zoals contactgegevens, specifieke instellingen, activiteiten, historie,connecties, campagnes en attachments/bijlagen. Daarnaast bent u in staat verjaardagen vast te leggen, zodat u attent uw contactpersonen kunt feliciteren.

Archie Vergelijk Online CRMActies en afspraken

Archie Portal beschikt over Geomap, waarmee u een geografisch overzicht van eigen afspraken hebt, maar ook die van collega’s, wat handig kan zijn bij het plannen van afspraken.

In de cockpit worden zaken rood gemarkeerd die eigenlijk al hadden moeten gebeuren. Onder het onderdeel Activiteiten worden to do’s/acties op datum getoond. Indien de acties over de datum zijn wordt met een extra aanduiding inzichtelijk gemaakt hoever u achter loopt. Ook de activiteiten van collega’s of groepen van collega’s zijn inzichtelijk. Activiteiten worden ook in een calender view getoond, waarbij u in blokjes activiteiten kunt toevoegen. Bij archiveren van een activiteit wordt direct gehint op een eventuele vervolgactie; een handig stukje workflow ondersteuning. Ook is het mogelijk de agenda’s te delen van relevante collega’s. Wanneer je over over blokjes in agenda’s hoovert, worden de details van de betreffende afspraak getoond.

Indien u gebruik maakt van de client-server versie en koppelt met Exchange, wordt alles wat bij activiteiten in Exchange wordt vastgelegd direct zichtbaar in de Archie Portal schil en andersom.

Offertes, facturen en analyses

Offertes, facturen en analyses kunnen (nog) niet vanuit Archie Portal worden gemaakt, maar bij gebruik van de client-server versie zijn deze wel beschikbaar om in te zien in de online versie. Daarnaast beschikt de webschil over een grafisch overzicht van de verkopen en uitstaande offertes.

Archie Vergelijk Online CRMDiensten en producten

In Archie Portal kunt u producten en diensten toekennen aan klanten. Het beheer van de uw bibliotheek van producten en diensten dient echter via de client-server versie te lopen.

Facturatie

Factureren binnen Archie kan wel, maar niet in de webversie. In de webversie is wel een overzicht beschikbaar van wat gefactureerd is met initiale van de accountmanagers.

⇒ Bekijk de uitgebreide mogelijkheden van Archie

Zoeken

In de online variant is Smartsearch beschikbaar. Hiermee kunt u handig zoeken op een combinatie van zoektermen, zoals naam, bedrijf en telefoonnummer. Als je vaker op iets zoekt en vaak op een zoekresultaat klikt, komt dit resultaat term hoger in de ranking omdat het voor u als populair wordt gezien. Deze populaire zoektermen worden overigens vastgelegd per gebruiker. Aardig om te vermelden is dat Ease, de zoekfunctie in de client-server versie, niet alleen zoekt in de database, maar ook in gekoppelde fysieke bestanden.

Archie Vergelijk Online CRMDiversen

De volledige historie van correspondentie is beschikbaar om in te zien. Verder beschikt de online CRM software over RSS feeds in dashboards om nieuws te volgen. Hiermee kunt u externe informatie integreren in uw dashboard, zodat relevant nieuws voor uw business of over uw klanten van bijvoorbeeld nieuwsbronnen in uw dagelijkse werk wordt geïntegreerd.

Performance/snelheid

Wij hebben Archie Portal, dus de online versie, als supersnel ervaren. Ook Smartsearch, de geavanceerde zoekfunctie, presteert uitstekend.

Beschikbaarheid

Archie Portal wordt gehost op diverse redundante servers in een datacenter in Nederland. Daarnaast beschikt Archie over een eigen uitwijkmogelijkheid in geval van calamiteiten. Het is overigens mogelijk om Archie Portal in een aparte private cloud te hosten.

Back-ups

Minimaal dagelijks worden back-ups gemaakt van alle gegevens. Deze back-ups kunnen op verzoek kosteloos worden teruggezet.

Support

Als klant van Archie beschikt u over telefonisch support. Iedere eindgebruiker kan bellen met vragen en wordt kosteloos geholpen wanneer hij/zij een initiële training heeft gevolgd. Deze training kent een open inschrijving, kost €275 per persoon en duurt iets minder dan een dag.

Archie Vergelijk Online CRMMobiel

Archie Portal is te gebruiken op moderne browsers met Java ondersteuning. Archie kent een responsive design, dus alles wordt aangepast aan het formaat van uw scherm. Op uw mobiele apparaat kunt u met name acties beheren, corresponderen en vanuit Archie uw contactpersonen bellen. In feite heeft u alle functionaliteit van de desktop cloud versie, maar kunt u met name viewen. Zo kunt u bijvoorbeeld geen contactpersonen toevoegen, maar wel activiteiten volwaardig beheren.

Rapportages

In de client-server versie kunt u rapportagedefinities maken. Op dit moment zijn die (nog) niet beschikbaar in de cloud versie. Echter, het dashboard biedt diverse standaard overzichten waarmee een deel van de rapportagebehoefte wordt gedekt.

Social

Binnen Archie kunt u verbanden tussen bedrijven (moeders, dochters, etc.) leggen en connecties aanbrengen tussen contactpersonen (een soort LinkedIn binnen Archie). Hiermee heeft Archie feitelijk een sociale laag binnen de CRM software aangebracht.

Verder kunt u uitgaande koppelingen naar eigen inzicht invoeren. U kunt een URL van een gevonden profielen met een druk op de knop bij uw contacten koppelen. Dit kunt u naar eigen inzicht indelen. Daarnaast kunt u ook foto’s opslaan uit sociale profielen, die vervolgens via linkjes beschikbaar zijn.

Archie Vergelijk Online CRMUitwisselbaarheid/integratie

Archie is alleen vanuit de client-server versie te koppelen aan uw Outlook Calender en Mail. U beschikt dan voor mail over een addin en voor de calender over diverse tabbladen. Er kunnen standaardmails met automatisch te vullen velden vanuit Archie worden verzonden. Mailings geschiedenvia MailPlus, waarbij je binnen Archie voorkeuren/permissies kunt opgeven per contactpersoon.

Tegen meerprijs is een koppeling met Company.info (informatie over organisaties, Financieel Dagblad) af te nemen, waarbij u de mogelijkheid heeft om deze gegevens in Archie te brengen.

Verder zijn er diverse analyses in de client-server versie te exporteren naar MS Excel. Zo kunnen bijvoorbeeld uren die op een order zijn geschreven worden geëxporteerd naar Excel.

⇒ Bekijk wat CRM klanten zeggen over Archie

Flexibiliteit/aanpasbaarheid

In de cloud versie van Archie is het gehele dashboard in te delen naar eigen inzicht, waarbij u vrijwel alle mogelijke relaties ter beschikking heeft. Verder zijn alle portal tabbladen zelf in te richten (banden/controls). Dat kan overigens ook nog per persoon, waarmee elke gebruiker zijn/haar eigen prettige werkschermen ter beschikking heeft.

Volledige flexibiliteit heeft u met de Multi-Purpose Module (MPM). Hiermee kunt u 26 tabbladen ontwikkelen met meer dan 500 componenten per tabblad. Middels drag-and-drop in de client-server omgeving van ARchie bent u dus in staat allerhande informatie op diverse tabbladen te ontsluiten in de online versie. Deze module biedt u oneindige flexibiliteit, ook doordat u hiermee velden zelf kunt benoemen en alles visueel is in te richten. In veel andere online CRM softwarepakketten is dit voer voor consultants, maar met deze module bent u in staat dit zelf op eenvoudige wijze te beheren.

Archie Vergelijk Online CRMEigendom van gegevens

Bij gebruik van Archie bent u als klant eigenaar van alle data. Deze data is bij opzegging zaken te exporteren.

Privacy

Archie heeft voor haar klanten een tool ontwikkeld om te zorgen dat hun CRM data voldoet aan de GDPR/AVG wet. Deze tool, de Archie GDPR Helper, zorgt ervoor dat de Archie CRM database GDPR proof is én blijft. Daarnaast helpt de tool ook bij het tegengaan van databasevervuiling. Met de Archie GDPR Helper kan op basis van diverse criteria worden gekozen welke organisatie- en persoonsgegevens wel en welke niet bewaard mogen worden volgens de GDPR. Je hoeft je relatiebestand dus niet handmatig of via ingewikkelde selectieprocedures aan te passen. Ook biedt de tool de mogelijkheid contactpersonen, op aanvraag, te laten zien welke gegevens er van hun worden vastgelegd in Archie CRM (recht op inzage).

Contractueel

De basis versie Archie Premium kost €50 per gebruiker per maand. Dat is inclusief back-ups, SQL licenties, regelmatig nieuwe versies en de gehoste webversie Archie Portal. Met Archie Premium beschikt u tevens over Smartsearch, Ease, Portal versie (ondersteuning voor mobiel), krachtige autorisatie module, incl. Outlook mail en agenda (via client-server).

Verder kunt u tegen meer prijs van €8 per gebruiker per module beschikken over de volgende modules, die u voor alle users dient af te nemen:Archie Vergelijk Online CRM

  • MPM module
  • Projectmodule
  • CVO module
  • Sales module (offreren en factureren)

Indien u Archie zelf wilt hosten, betaalt u €8 per gebruiker per maand minder.

Ongeacht het aantal gebruikers neemt u Archie af voor minimaal €200 per maand, dus minimaal 4 gebruikers. Eenmalige inrichting/kennisoverdracht/training/import van uw relatiebestand kunt u afnemen vanaf €2500 voor klanten die nog niet met de CRM software bekend zijn.

Conclusie

De makers van Archie hebben decennia lang ervaring met het ontwikkelen van software voor relatiebeheer. Dit zie je overduidelijk terug in de gebruiksvriendelijkheid en de complete functionaliteit. De eigen social module, ook te combineren met externe sociale kanalen, en de flexibiliteit zijn echt van toegevoegde waarde voor online CRM gebruikers. Archie is niet de goedkoopste CRM software, maar kent wel degelijk een goede prijs-kwaliteitsverhouding.

Als uitsluitend de wat beperkte (met name qua beheer en bewerkingsmogelijkheden) webschil moet worden beoordeeld, zou Archie tot 3 sterren komen. Op dit moment móét het echter worden beoordeeld in samenwerking met de client-server module, waarin veel mogelijkheden voor beheer van de online schil wordt gedaan. Als client-server versie zou moeten worden beoordeeld, zou dat absoluut 5 sterren opleveren. In potentie verdient Archie die dan ook, maar de online variant van de CRM software is nog niet zover. In de komende jaren is de ambitie om Archie Portal door te ontwikkelen tot gelijkwaardig aan de client-server versie en dat wordt uiteraard nauwlettend in de gaten gehouden.

⇒ Bekijk de mogelijkheden van Archie voor non-profit

Review Online CRM Software
Datum
Product
Archie CRM
Rating
41star1star1star1stargray

Gebruik onze CRM software vergelijker om op een aantal criteria aanbieders te vergelijken.